Guida e FAQ

NOZIONI GENERALI

HACCP TRACE è un’applicazione desktop che ha lo scopo di consentire la (rin)tracciabilità delle derrate alimentari. Il sistema è basato su un ben preciso flusso lavorativo delle derrate alimentari, così come descritto di seguito.
Un certo fornitore ci fornisce alcune materie prime sotto forma di lotti. Questi lotti, secondo la normativa, devono essere controllati all’ingresso per verificarne la conformità a quanto dichiarato dal fornitore. Una volta che le materie prime sono state immagazzinate è possibile lavorarle per produrre altri alimenti o semilavorati che saranno a loro volta utilizzati per realizzare alimenti. Ogni alimento prodotto dalla nostra attività dovrà essere inserito in un lotto perché è il lotto che porta con sé la data di produzione e la data di scadenza. Una volta che abbiamo un lotto pronto per la vendita sarà possibile venderlo a un determinato cliente. Una volta effettuata la vendita, il ciclo è completo e il sistema sarà in grado di collegare ogni singolo alimento in ingresso con ogni alimento in uscita e viceversa. Questo flusso lavorativo è rappresentato dalle icone che il sistema mette a disposizione sulla parte sinistra dell’interfaccia.

Ogni singola funzionalità del sistema presenta un’interfaccia divisa in almeno 2 sezioni:

• una per l’inserimento dei dati
• una per la modifica/cancellazione degli stessi.

Nell’utilizzo di HACCP TRACE è opportuno comprendere che tutto ruota intorno ai lotti: in ingresso e in uscita. Quando entra un alimento in azienda, esso entra raggruppato in un lotto.
Quando esce dall’azienda, esso esce inserito in un lotto.
Questo modo di “ragionare” è fondamentale per la buona riuscita della (rin)tracciabilità alimentare.

Di seguito un video introduttivo sulle varie funzioni dell’applicazione.

PRODUTTORI/FORNITORI

L’interfaccia per la gestione dei fornitori, insieme a quella per la gestione dei clienti, è abbastanza semplice.
Come già accennato, tutte le funzionalità del sistema presentano un’interfaccia divisa in almeno 2 sezioni: una per l’inserimento dei dati e una per la visualizzazione-modifica-cancellazione degli stessi. Questa regola vale anche per la schermata dei fornitori. È infatti possibile osservare le 2 sezioni: NUOVO FORNITORE ed ELENCO FORNITORI.
Nella sezione NUOVO FORNITORE vengono richiesti dati di base molto semplici che possono essere utili nel caso in cui diventi necssario rintracciare velocemente un fornitore.
In tale sezione sono anche presenti i 2 pulsanti per importare dati massivamente sia da un file JSON sia da un file CSV.

IMPORTAZIONE MASSIVA FORNITORI

Cliccando sui pulsanti di importazione verrà richiesto di scegliere il file json o csv da cui effettuare l’importazione. Per consentire l’importazione da file contenenti dati diversi da quelli necessari ad HACCP TRACE, è previsto un mapping tra i dati presenti sul file e i dati necessari a HACCP TRACE. Il campo “is_you” vale 1 quando il fornitore sei tu stesso (utile in alcuni casi).

ELENCO FORNITORI

Nella sezione ELENCO FORNITORI viene mostrato l’elenco di tutti i fornitori inseriti. Da tale interfaccia è possibile modificare o cancellare i dati inseriti.
Alla fine di ogni riga della tabella abbiamo a disposizione i pulsanti del cestino (per eliminare il fornitore) e della matitina (per modificarne i dati). Nel caso in cui si cerchi di eliminare un fornitore il sistema verifica che non siano stati effettuati acquisti da tale fornitore. Nel caso siano stati effettuati aquisti, il sistema impedisce l’eliminazione del fornitore e richiede di eliminare prima gli acqusiti.
I pulsanti alla destra della stampante consentono di esportare l’elenco in formato json o in formato csv. Cosa utile nel caso in cui volessimo trasferire i dati su un altro applicativo.
La sezione per la gesitone dei clienti è identica a quella appena vista per i produttori. Per questo motivo, non viene trattata in questa guida.

LA GESTIONE DEI LOTTI IN INGRESSO

Per gestire i lotti in ingresso abbiamo a disposizione 3 sezioni

• La sezione NUOVO LOTTO IN INGRESSO
• La sezione ELENCO LOTTI ESTERNI
• La sezione ELENCO INGREDIENTI/ALIMENTI

Sezione NUOVO LOTTO IN INGRESSO

La sezione NUOVO LOTTO IN INGRESSO gestisce lotti e alimenti in ingresso, ossia tutto ciò che di alimentare acquistiamo.
La sezione è divisa in 4 sottosezioni in cui inserire le informazioni necessarie alla tracciabilità.
La prima cosa che viene richiesta è il codice a barre dell’alimento che stiamo censendo. Questa è una scelta strategica perché, a regime, cioè quando avremo inserito molti alimenti, capiterà sovente di dover caricare un lotto di un alimento già inserito. La ricerca tramite codice a barre consente di identificare facilmente e immediatamente tutti i dati di tale alimento.
Le sottosezioni successive richiedono dati abbastanza semplici e autoesplicativi. In particolare la terza sottosezione richiede i dati del lotto; dati estremamente importanti, da inserire con la dovuta attenzione.
Inseriti tutti i dati e premuto il pulsante “SALVA”, le informazioni verranno riportate nella sezione ELENCO LOTTI ESTERNI.

Sezione ELENCO LOTTI ESTERNI

Come ormai dovremmo aver compreso, esiste sempre una sezione in cui sarà possibile vedere ciò che è stato inserito e tramite la quale sarà possibile modificare le informazioni inserite.
Le ultime 2 colonne della tabella consentono di aliminare o modificare i dati inseriti. Anche in questo caso, come quasi sempre, HACCP TRACE non consentirà di effetture operazioni potenzialmente disastrose per la tracciabilità. Ad esempio, se cerchiamo di cancellare un lotto il cui alimento costituente è utilizzato come ingrediente in un nostro alimento, il sistema impedirà l’eliminazione del lotto e inviterà a rimuovere prima i nostri alimenti. Dall’immagine qui in alto si può osservare una situazione che potrebbe indurre in confusione se non si è ben compreso che a “comandare” sono i lotti. Infatti nell’elenco degli alimenti ci ritroviamo 3 volte lo stesso alimento “Zucchero a velo”. Le prime 2 righe sembrano davvero essere un errore: indicano lo stesso alimento dello stesso produttore! Eppure no, non è un errore. In effetti si tratta dello stesso alimento proveniente dallo stesso fornitore, ma… osserviamo il numero del lotto: sono diversi!!! Tale distinzione è assolutamente necessaria per garantire una tracciabilità sicura ed efficace!

Sezione ELENCO INGREDIENTI/ALIMENTI

Quando inseriamo un nuovo lotto proveniente dall’esterno (cioè da un nostro fornitore), dobbiamo necessariamente inserire un alimento. In questa sezione troviamo tutti gli alimenti che abbiamo inserito. Possiamo eliminarlo. Per modificarlo, invece, dobbiamo utilizzare la sezione ELENCO LOTTI ESTERNI. Anche in questo caso la cancellazione di un alimento è soggetta ai soliti controlli.
Come sempre, i pulsanti alla destra della stampante consentono di esportare l’elenco in formato json o in formato csv. Cosa utile nel caso in cui volessimo trasferire i dati su un altro applicativo.

I CONTROLLI SUI LOTTI IN INGRESSO

Quando riceviamo i lotti con le derrate alimentari in ingresso è prassi (richiesta dai protocolli HACCP) quella di effettuare i controlli per verificare lo stato delle confezioni e la corrispondenza a quanto dichiarato dal fornitore. Questa pratica deve essere registrata e, in caso di ispezione, stampata o comunque mostrata agli ispettori.
HACCP TRACE consente di effettuare la registrazione e la stampa di tali controlli tramite la relativa funzionalità la cui interfaccia è mostrata nel seguente screenshot.
Come sempre, la sezione ELENCO CONTROLLI consentirà di cancellare o modificare un controllo già inserito.

CREAZIONE DI UN NUOVO ALIMENTO

Questa è una delle sezioni più importanti del sistema.
Questa funzionalità sia divisa in 3 sezioni:

• NUOVO ALIMENTO
• ELENCO SEMILAVORATI
• ELENCO ALIMENTI.

È importante comprendere bene il funzionamento di questa funzionalità di HACCP TRACE.
Il sistema consente di creare due tipologie di derrate alimentari: alimento e semilavorato. Quale è la differenza? Una su tutte: il semilavorato NON uscirà mai dalla nostra azienda. Viene tipicamente utilizzato come base nella creazione di altri alimenti. Al contrario un alimento può essere dotato di un codice a barre e viene venduto a terzi o, comunque, esce dalla nostra azienda.

La sezione NUOVO ALIMENTO

La sezione NUOVO consente di creare sia un semilavorato sia un alimento tramite il campo “Tipo di derrata”. La data di produzione, richiesta poco dopo, è di estrema importanza.
Il secondo campo richiede il codice a barre, ma tale campo non è obbligatorio e si spegne in automatico se, nel campo successivo, decidiamo di creare un semilavorato.
A seguire vengono richieste la denominazione e l’unità di misura dell’aliamento che stiamo creando.
Il campo “Identificativo Lotto” è disattivato perché viene gestito in autonomia del sistema. In tale campo viene inserito un numero univoco che identifica il nostro lotto. Infatti che si tratti di un semilavorato o di un alimento, il sistema assegna un identificativo univoco al lotto. Tale identificativo inizia con “SML” se si tratta di un semilavorato e con “ALM” se si tratta di un alimento.
Data di scadenza, quantità creata ed eventuali allergeni completano i dati richiesti dall’interfaccia.
Bene.
A questo punto, al di sotto della sezione degli allergeni, dobbiamo decidere gli ingredienti e la relativà quantità che vogliamo utilizzare per creare questo nostro alimento o semilavorato. Per selezionare un determinato ingrediente dobbiamo cliccarci sopra con il mouse. L’ingrediente così selezionato verrà riportato nella casella di testo in basso. Alla sinistra di tale casella viene richiesta la quantità dell’ingrediente. Inseriti tutti i dati, premiamo “AGGIUNGI”. In questo modo l’ingrediente selezionato sarà inserito nella tabella sottostante.
ATTENZIONE: se vogliamo far comparire i nostri alimenti in tale tabella dobbiamo necessariamente crearli come semilavorati, non come alimenti!
Possiamo ripetere l’operazione per tutti gli ingrdienti necessari.
Quando abbiamo finito, possiamo premere il pulsante SALVA.

La sezione ELENCO SEMILAVORATI

Come dice il titolo della sezione, qui troviamo l’elenco di tutti i semilavorati che abbiamo creato. Sarà possibile eliminarli o modificarli (sempre con i soliti vincoli).

La sezione ELENCO ALIMENTI

In questo caso, ovviamente, ci riferiamo ai nostri alimenti, cioè quelli che abbiamo prodotto all’interno della nostra azienda. Da questa sezione potremo modificarli o cancellarli. Inoltre se abbiamo inserito un Prefisso GS1, qui troviamo l’icona per creare il codice a barre del nostro alimento.

GLI IMBALLAGGI

Haccp Trace è in grado di creare i codici a barre GS1-128 per gli imballaggi sia a quantità fissa sia a quantità variabile a patto che si sia inserito il prefisso GS1 aziendale nella sezione riguardante i dati aziendali. Per creare i codici GS1-128 abbiamo a disposizione 4 sezioni:

• NUOVO IMB. OMOGENEO
• NUOVO IMB. MISTO
• NUOVO IMB. PESO VARIABILE
• ELENCO GS1-128 IMBALLAGGI

La sezione NUOVO IMB. OMOGENEO

In base alle spunte attivate, possiamo decidere cosa mostrare nel GS1-128: AI 01 (obbligatorio), AI 02, AI 37, AI 10, AI 11, AI 17, AI 3103. Una volta creato il codice a barre, possiamo stamparlo (su stampante o su file in formato SVG) oppure salvarlo nella base dati.
Selezionato l’alimento, il relativo lotto e la quantità è possibile premere il pulsante “AGGIUNGI”. Tale azione causerà l’aggiunta dell’alimento nella tabella sottostante. Haccp Trace consente di inserire, nello stesso imballaggio a contenuto omogeno, lo stesso alimento appartenente a lotti distinti (ma GS1 sconsiglia di fare una cosa del genere!). Una volta inseriti tutti i lotti desiderati, sarà possibile premere il pulsante “Genera GS1-128”. Il pulsante “Stampa GS1-128” consente di stampare su stampante o di esportare in formato SVG il codice a barre. Il pulsante “SALVA GS1-128” memorizza il codice a barre nella base dati.
Le regole per creare gli imballaggi cambiano a seconda che si tratti di un imballaggio a contenuto omogeneo, a contenuto misto o a peso variabile. Haccp Trace limita i possibili errori dell’utente con una serie di messaggi esplicativi nel caso di errori.

La sezione ELENCO GS1-128 IMBALLAGGI

Da questa sezione è possibile stampare o cancellare gli imballaggi creati e salvati. Utilizzando l’icona a forma di codice a barre avremo la possibilità di stampare o esportare il codice a barre dell’imballaggio.

GESTIONE DELLE VENDITE

Affinché il processo di tracciamento possa essere completato, è necessario che gli alimenti realizzati nella nostra azienda vengano venduti. In questa sezione vegono registrate tutte le vendite collegandole anche al numero di fattura o ricevuta in modo da averne un riferimento più preciso.

TRACCIARE E RINTRACCIARE

Il luogo dove tutto si compie!
Inseriti i fornitori, i clienti, gli alimenti e le vendite è possibile tracciare e rintracciare ogni lotto e ogni alimento. Questa funzione è divisa in 2 sezioni: TRACCCIABILITÀ E RINTRACCIABILITÀ.
Tracciare un alimento, più precisamente il relativo lotto, significa partire da un lotto acquisito e sapere tutti i nostri alimenti che hanno tra gli ingredienti quel particolare alimento di quel particolare lotto e sapere anche a chi abbiamo venduto l’alimento.
Rintracciare un alimento, invece, esegue il percorso inverso: partendo da un nostro lotto, il sistema consente di risalire a ritroso a tutti i fornitori i cui alimenti sono stati utilizzati per realizzare il nostro alimento di quel particolare lotto.
Per rintracciare gli ingredienti che sono stati utilizzati nella realizzazione di un tuo lotto, quindi del relativo alimento in esso contenuto, bisogna inserire il numero del lotto nell’apposita casella di testo. Una volta premuto il pulsante RINTRACCIA il sistema ricostruirà tutti gli ingredienti utilizzati per realizzare l’alimento e tutti gli eventuali semilavorati, indicando per ognuno lotti e produttori/fornitori come nell’immagine che segue. Un’unica interfaccia in cui si hanno tutte le informazioni.

Questa stessa guida è presente anche all’interno dell’applicazione.