HACCP TRACE - HELP

HACCP TRACE è un'applicazione desktop che ha come scopo quello di consentire la tracciabilità delle derrate alimentari.
Il sistema è basato su un ben preciso flusso lavorativo delle derrate alimentari, così come descritto di seguito.
Un certo fornitore ci fornisce alcune materie prime sotto forma di lotti. Questi lotti devono essere controllati all'ingresso per verificarne la conformità a quanto dichiarato dal fornitore. Una volta che le materie prime sono state immagazzinate è possibile rivenderle senza modificarle oppure lavorarle per produrre altri alimenti. In entrambi i casi, prima di poter vendere qualcosa, è necessario avere i dati di almeno un cliente a cui vendere la merce ed è necessario suddividere la merce in lotti (ognuno composto da una certa quantità di un determinato alimento).
Una volta suddivisi gli alimenti in lotti, essi devono essere imballati per poter essere spediti o venduti. Il sistema gestisce i 3 tipi di imballaggi previsti dalle specifiche GS1, ossia standard, consumer e logistici (sia a quantità fissa sia a quantità variabile).
Creato almeno un imballaggio, sarà possibile spedirlo o venderlo a un determinato cliente.
Una volta effettuata la vendita, il ciclo è completo e il sistema è in grado di collegare ogni singolo alimento in ingresso con ogni alimento in uscita e viceversa.
Questo flusso lavorativo è rappresentato da 10 funzionalità e altrettante icone che il sistema mette a disposizione sulla parte sinistra dell'interfaccia.

Ogni singola funzionalità del sistema presenta un'interfaccia divisa in due sezioni: una per l'inserimento dei dati e una per la modifica/cancellazione degli stessi.

IMPORTANTE!
Se si desidera usufruire proficuamente delle funzionalità per la gestione dei codici a barre, prima di effettuare qualunque altra operazione è necessario cliccare sul simbolo della rotella, in alto a destra, (oppure premere SHIFT+F12) e inserire i dati aziendali (come mostrato nel video che segue). In particolare è necessario inserire con estrema attenzione il "Prefisso Aziendale GS1".
In mancanza di tale dato il sistema non sarà in grado di produrre autonomamente i codici a barre.

Per poter utilizzare al meglio questa applicazione è importante prendere confidenza con i tasti della tastiera che consentono di velocizzare le operazioni di inserimento, ricerca e modifica dei dati inseriti. La combinazione di tasti SHIFT + Fn (dove Fn va da F1 a F10) consente di accedere alle rispettive 10 funzionlità appena descritte.
Per sposarsi tra un campo e il successivo è necessario utilizzare il tasto TAB.
Per spostarsi da un campo al precedente, invece, è necessario utilizzare SHIFT + TAB.
Per meglio afferrare tali combinazioni è stato registrato un video che si invita a visionare prima di procedere.

È importante osservare che, tra le funzionalità del sistema, è presente anche la gestione e la stampa dei codici a barre (GTIN-13, GTIN-14, GS1-128) utilizzando il prefisso aziendale GS1 (a 7 o a 9 cifre) fornito all'azienda da GS1 (qualora l'azienda ne fosse in possesso).

HACCP TRACE parte presentando un'interfaccia grafica di riepilogo, mostrata nel seguente screenshot.

Come è facile intuire, l'interfaccia vuole essere un veloce resoconto della situazione e infatti mostra il numero di fornitori e di clienti presenti negli archivi, il numero di lotti registrati in ingresso e quelli registrati come venduti. Ossia tutto quello che serve per la tracciabilità.

Nella parte di sinistra sono poi presenti tutte le funzionalità principali del sistema di cui tratteremo diffusamente nei prossimi capitoli.

L'interfaccia per la gestione dei fornitori, insieme a quella per la gestione dei clienti, è abbastanza semplice.
Come già accennato, tutte le funzionalità del sistema presentano un'interfaccia divisa in due sezioni: una per l'inserimento dei dati e una per la visulazzazione/modifica/cancellzazione degli stessi. Questa regola vale anche per la scehermata dei fornitori.
Come è possibile osservare dal seguente screenshot, vengono richiesti dati di base molto semplici che possono essere utili nel caso in cui diventi necssario rintracciare velocemente un fornitore.

Una volta inserito un fornitore è possibile visuazzarne i dettagli nella sezione "ELENCO FORNITORI", come mostrato dalla seguente scheramata

Da questa stessa schermata, cliccando con il tasto destro del mouse su una qualunque riga dell'elenco, è possibile rimuovere una voce o stampare l'elenco.
Facendo doppio click su una particolare cella della tabella è possibile modificarne il contenuto. Una volta effettuata la modifica la si può salvare premendo ENER oppure annullare premendo ESC. È importante notare che ci si può facilmente spostare tra le varie celle della tabella utilizzando i tasti freccia della tastiera. Arrivati sulla cella che si desidera modificare se ne può effettuare la modifica premendo ENTER.

Per meglio compredere tutte le funzionalità di questa interfaccia è possibile guardare questo breve video tutorial

Una volta registrato un fornitore è necessario registrare anche tutte le derrate che esso ci fornisce.
Per fare questo HACCP TRACE mette a disposizione un'apposita funzionalità la cui interfaccia è mostrata nel seguente screenshot

In questo caso il sistema richiede innanzitutto la data in cui tali derrate sono entrate nei nostri magazzini. Ricordiamo che nei "campi data" è possibile premere il pulsante F4 della tastiera per mostrare il calendario e che è possibile muoversi tra i giorni dello stesso usando i tasti freccia. Premere ENTER per selezionare il giorno evidenziato.

Una volta inserita la data di registrazione delle derrate vengono richiesti altri dati molto semplici come il numero del lotto a cui la merce appartiene, la data e il numero dell'eventuale documento di trasporto associato, la nazione di origine dell'alimento, il nome dell'alimento la sua unità di misura e la sua quantità
Una nota va spesa per il campo "Denominazione alimento".
Questo campo è un "campo intelligente". Se stiamo inserendo un nuovo alimento ci basta digitare il suo nome in tale campo e proseguire nel campo successivo. Se però l'alimento che stiamo caricando è stato già caricato in precedenza, allora questo campo mentre noi ne digitiamo il nome ci mostra l'elenco degli alimenti che contengono i caratteri che noi abbiamo digitato. Qualora nell'elenco comparisse il nome del'alimento, allora è necessario spostarsi con i pulsanti freccia verso il basso, selezionare l'alimento e premere ENTER, come mostrato nella seguente figura. Il numero che compare sulla sinistra del nome dell'alimento è molto importante ai fini della corretta registrazne e NON deve essere modifciato.

Una volta inseriti tutti i dati e selezionato il fornitore da cui stiamo ricevendo la merce, possiamo premere "SALVA" e completare la registrazione dei dati.

Anche per questa funzionalità è possibile gestire i dati inseriti tramite un'apposita sezione che, in questo caso, è indicata con il nome "ELENCO LOTTI ACQUISITI", mostrata nel seguente screenshot. Anche in questo, come in tuti i casi (e infatti non verrà più ripetuto da adesso in poi) vale l'ultizzo dle tasto destro e del doppio click su una cella. Con il tasto destro è possibile cancellare una riga o effettuare la stampa dell'elenco. Con il doppio click su una cella è possibile modificarne il valore (ricordiamo ancora che è possibile spostarsi tra le celle utilizzando i tasti freaccia della tastiera ed è possibile modificare il contenuto della cella premendo ENTER quando posizionati sulla cella desiderata). Qualora il doppio click (o la pressione del tasto ENTER) non consentisse la modifica, significa che quel campo non è modificabile. È il caso dei dati nelle colonne "Alimento" e "Fornitore".

Come per tutte le funzionalità di HACCP TRACE, anche per la registrazione del lotti in ingresso è stato realizzato un breve video tutorial che ne mostra il funzionamento.

Quando riceviamo i lotti con le derrate alimentari in ingresso è prassi (richiesta dai protocolli HACCP) quella di effettuare i controlli per verificare lo stato delle confezioni e la corrispondenza a quanto dichiarato dal fornitore. Questa pratica deve essere registrata e, in caso di ispezione, stampata e mostrata agli ispettori.

HACCP TRACE consente di effettuare la registrazione e la stampa di tali controlli tramite la relativa funzionalità la cui interfaccia è mostrata nel seguente screenshot

I dati richiesti sono tutti abbastanza semplici.
Dopo la data in cui stiamo effettuando il controllo, è necessario assegnare un codice univoco all'operazione di controllo. Tale codice è chiamato numero di protocollo. Le restanti informazioni sono autoesplicative.
Forse l'unico campo su cui soffermarsi un momento è il campo "Ultimo protocollo inserito".
Tale campo è un aiuto che HACCP TRACE mette a disposizione per aiutarci a scegliere opportunamente il numero di protocollo da assegnare al controllo che stiamo inserendo. In questo campo, infatti, viene mostrato il codice dell'ultimo protocollo che abbiamo inserito. Se abbiamo la buona abitudine di inserire i protocolli con numeri sequenziali, questo campo (non modificabile) diventa particolarmente utile, soprattutto quando i controlli inseriti diventano molti.

Nella sezione "ELENCO CONTROLLI" possiamo trovare l'elenco di tutti i controlli effettuati e, se necessario, eliminarli o moficarne i dati modificabili.

Anche in questo caso è possibile guardare un apposito video tutorial.

Prima di poter vendere i nostri alimenti è necessario avere i dati di uno o più clienti a cui venderli.
Per memorizzare tali informazioni, HACCP TRACE mostra la seguente interfaccia.

In questo caso particolare non spenderemo parole nello spiegare il funzionamento né è stato prodotto un video tutorial perché la funzionalità è del tutto simile alla registrazione di un nuovo fornitore.

Creare un nuovo alimento significa comporlo utilizzando determinate quantità di materie prime acquistate dai fornitori.
La relativa interfaccia grafica di HACCP TRACE, presentata qui di seguito, rispecchia questa idea.

Innanzitutto è necessario dare un nome al nuovo alimento. È poi necessario scegliere una unità di misura e la data in cui è stato prodotto. A questo punto è necessario selezionare le materie prime di cui è composto. Per fare questo bisogna evidenziare tali materie prime, elencate nella relativa tabella, e cliccare sul pulsante "AGGIUNGI" oppure premere "ENTER". Ogni alimento selezionato verrà aggiunto nella tabella sottostante.
Per ogni materia prima presente nella seconda tabella sarà poi necessario modificare il valore della colonna "Quantità" al fine di indicare la quantità utilizzata all'interno del nuovo alimento.
Terminate le operazioni di compilazione dei campi bisogna premere sul pulsante "SALVA" per memorizzare il nuovo alimento.

Può essere utile spendere qualche parola sul campo presente in alto a destra della prima tabella con scritto all'interno "Filtra per nome alimento".
Quando le materie prime elencate nella prima tabela diventano molte può essere utile utilizzare quel campo per filtrare l'elenco mostrando esclusivamente le materie prime il cui nome contiene il testo inserito nel campo filtro. Ciò riduce enormemente i tempi di ricerca di un determinato alimento.

Nella sezione "ELENCO ALIMENTI" sarà poi possibile visualizzare, stampare, modificare o cancellare gli alimenti che abbiamo creato.
In tale sezione è importante osservare come, selezionando un alimento nella prima tabella, ne vengono mostrati tutti i relativi componenti nella seconda tabella, come mostrato dal seguente screenshot.

Poiché questa è una delle funzionalità più complesse del sistema, può essere di aiuto guadare il video tutorial di riferimento.

HACCP TRACE è in grado di tracciare sia le vendite dirette (ossia le vendite di alimenti comprati e rivenduti senza alcuna modifica) sia le vendite di alimenti prodotti dalla nostra azienda (e quindi composti da alimenti comprati).
Per fare questo è necessario creare i nuovi lotti in modo opportuno. Osservando la seguente figura possiamo notare la presenza di due voci sul fondo della tabella centrale, "Mostra alimenti interni", "Mostra alimenti esterni".
Se selezioniamo la prima voce (come mostrato nell'immagine) creiamo un lotto composto da un alimento prodotto da noi. Viceversa se selezioniamo la seconda voce, il lotto conterrà un alimento che noi non abbiamo modificato dopo averlo acquistato.

Se invece dobbiamo effettuare una vendita diretta, ossia dobbiamo vedere un alimento non lavorato, allora i dati da inserire differiscono leggermente (come possiamo osservare dalla figura che segue).
I campi sulla sinistra della tabella sono identici, ma la tabella risulta diversa.
La prima colonna indica il nome dell'alimento, mentre le successive 3 identificano univocamente il lotto di appartenenza dell'alimento selezionato. Queste 3 colonne sono molto importanti perché capiterà senza dubbio di acquistare più e più volte lo stesso alimento dallo stesso fornitore, ma ogni volta l'alimento apparterrà ad un lotto diverso! Bisognerà quindi selezionare la riga della tabella che corrisponde esattamente all'alimento di un ben preciso lotto.

Il video tutorial che segue cerca di chiarire l'uso di questa funzionalità.

Il sistema consente di effettuare una vendita anche senza creare un imballaggio in cui inserire i prodotti venduti, ma in tal caso si perde la possibilità di gestire i codici a barre.
Lo screenshot che segue mostra la schermata utilizzata da HACCP TRACE per gestire gli imballaggi.

La prima cosa che possiamo notare è il check superiore "Non creare GTIN per questo imballaggio". Tale check, nell'immagine proposta, è selezionato e disattivato. Pertanto l'utente non può creare alcun GTIN per l'imballaggio. Ciò si verifica se e soltanto se non è stato inserito il prefisso aziendale GS1 nell'apposito campo die dati aziendali e cusa la disattivazione della gestione dei codici GTIN, compresi quelli per gli imballaggi (del resto non tutte le aziende utilizzano i codici a barre o gli imballaggi).

Subito sotto il check troviamo una tabella in cui vengono elencati tutti gli alimenti (interni o esterni) tra cui dobbiamo scegliere quello (o quelli) che saranno inseriti nell'imballaggio che stiamo creando.

Sulla destra della tabelle troviamo due piccoli box. In quello superiore dobbiamo scegliere il tipo di imballaggio che stiamo creando (Standard, Unità consumatore oppure Unità logistica). In quello inferiore eventuali ulteriori caratteristiche del contenuto (ad esmepio se è a contenuto omogeneo oppure no).

A questo punto, se il check iniziale non è stato spuntanto (come invece risulta dall'immagine) è necessario premere il pulsante "CREA GTIN IMBALLAGGIO" che si occuperà di eseguire tutti i calcoli necessari per assegnare un GTIN univoco all'imballaggio e a visualizzarlo nella casella sottostante.

Infine non ci resta che assegnare nome e misure (dimensioni) all'imballaggio e premere il pulsante "SALVA".

Se abbiamo creato almeno un lotto e abbiamo memorizzato almeno un cliente a cui vendere i nostri prodotti, possiamo procedere alle vendite.
La schermata che segue mostra l'interfaccia del sistema adibita a tale scopo.

Le vendite sono collegate indissolubilmente al numero e alla data della fattura di vendita. Sono pertanto questi i primi dati che vengono richiesti.
A seguire il sistema richiede l'alimento che è oggeto della vendita, il relativo lotto, l'imballaggio e il cliente. È importante osservare la spunta "Nessun imballaggio" subito sopra la tabella dedicata agli imballaggi. Tale spunta consente di vendere un alimento/lotto senza registrare il relativo imballaggio.
Una volta inseriti tutti i dati richiesti, la pressione del pulsante "SALVA" consente il salvataggio delle informazioni.

Questa funzionalità è il cuore di HACCP TRACE.
L'interfaccia è composta da 4 tabelle: FORNITORI, ALIMENTI ACQUISTATI, ALIMENTI VENDUTI e CLIENTI.
Le tabelle vengono inizialmente mostrate completamente compilate con tutti i dati inseriti.
Ogni tabella è però provvista di un "campo filtro" posto al di sopra della tabella stessa.
Il campo filtro ha una duplice funzionalità:

1. Ricerca
2. Filtro

Se la tabella di riferimento è troppo lunga, il campo funge da ricerca. Ossia digitando i caratteri all'interno del campo, i dati mostrati dalla relativa tabella vengono ridotti a tutti e soli quelli che contengono i caratteri digitati. Se invece si effettua un doppio click su uno qualunque dei dati mostrati dalla tabella, allora tale dato diventa un filtro per tutte le altre tabelle.
La cosa potrebbe non essere di immediata comprensione...
Osserviamo il seguente screenshot.

Cosa accade se facciamo doppio click sul fornitore Star S.p.A.?
Abbiamo detto che il doppio click fa diventare la riga selezionata un filtro per tutte le altre tabelle. E cioè?
Cioè... la seconda tabella, che all'inizio mostra TUTTE le materie prime acquistate da TUTTI i fornitori, dopo aver selezionato il fornitore Star S.p.A. mostrerà SOLTANTO le materie prime acquistate da tale fornitore.
A sua volta, la terza tabella, che all'inizio mostra TUTTI gli alimenti venduti, dopo aver ridotto gli alimenti acquistati (nella seconda tabella) a quelli provenienti esclusivamente dal fornitore Star S.p.A., ora mostrarà SOLTANTO gli alimenti che abbiamo venduto e che contengono materie prime provenienti da tale fornitore (oltre alle vendite dirette).
Infine l'ultima tabella, che all'inizio mostra TUTTI i clienti, ora mostrerà SOLTANTO i clienti a cui abbiamo venduto alimenti presenti nella terza tabella.
La potenza di questo strumento è TOTALE!

Ovviamente è possibile eseguire più filtri!
Se, ad esempio, vogliamo sapere tutto ciò che proviene dal fornitore "Star S.p.A." e che è finito al cliente "Cliente 1", ci basta fare doppio click sia su "Star S.p.A." (tabella fornitori) sia su "Cliente 1" (tabella clienti). Il sistema mostraerà TUTTI e SOLI gli alimenti venduti e le materie prime acquistate che collegano Star S.p.A. e Cliente 1.

Probabilmente il video che segue e l'uso dello strumento potranno chiarire ulteriormente i concetti.